Beschäftigt und überarbeitet zu sein ist schon schlimm genug, aber beschäftigt und überarbeitet zu sein mit einem unorganisierten Zeitplan ist noch schlimmer. Sind Sie ständig unter Strom, um eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen? Mehrere Dinge auf einmal verwalten? Es ist frustrierend und macht Sie ängstlich? Sie jonglieren mit so vielen Dingen auf einmal, dass sich Ihr Gehirn nicht richtig konzentrieren kann?

Für all diese Probleme gibt es eine einfache Lösung - Eisenhower's Urgent/Important Matrix. Mit diesem Tool können Sie alle Ihre Aufgaben verwalten und Ihre Produktivität steigern, indem Sie Ihren Zeitplan effizient organisieren!

Wenn dies Ihre Aufmerksamkeit erregt hat, lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Eisenhowers Urgent/Important Matrix ist.

Was ist die Eisenhower Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Diagramm-Tool, das Ihnen hilft, alle Ihre täglichen Aufgaben in Form einer Matrix zu visualisieren, die sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert.

Die Eisenhower Matrix ist inspiriert von Dwight Eisenhower, dem 34. Präsidenten und Armeegeneral der Vereinigten Staaten. In einer Rede im Jahr 1954 zitierte Eisenhower J. Roscoe Miller, den Präsidenten der Northwestern University:

"Ich habe zwei Arten von Problemen: Die Dringenden und die Wichtigen. Das Dringende ist nicht wichtig und das Wichtige ist nie dringend."

In dem Bestseller "The 7 Habits of Highly Effective People" hat Stephen Covey ein Tool zur Priorisierung von Aufgaben vorgestellt. Dieses Tool basiert auf Eisenhowers Erkenntnissen und wird mittlerweile Eisenhower Matrix genannt. Sie ist auch bekannt unter den Namen Urgent Important Matrix, Zeitmanagement-Matrix, Eisenhower-Box und Eisenhower-Methode.

Die Eisenhower-Matrix teilt alle Aufgaben und Projekte in 4 Quadranten auf, d.h.:

• Dringende und wichtige Aufgaben
• Nicht dringende und wichtige Aufgaben
• Dringende und unwichtige Aufgaben
• Nicht dringende und unwichtige Aufgaben

Quelle: todoist.com

Schauen wir uns diese Kategorien einmal genauer an.

Was sind "dringende" und "wichtige" Aktivitäten?

Dringend - Solche Aufgaben und Aktivitäten sind solche, die sofortiges Handeln erfordern. Diese Themen erfordern JETZT Ihre Aufmerksamkeit. Eine einfache Möglichkeit, dringende Aktivitäten zu erkennen, besteht darin, dass Sie immer mit den Konsequenzen rechnen müssen, wenn Sie die Aufgabe nicht schnell erledigen. Diese Aufgaben sind unter den derzeitigen Umständen unvermeidlich.

Wichtig - Wichtige Angelegenheiten und Aufgaben, die direkt zu den langfristigen Zielen und Werten beitragen. Daher erfordern diese Aufgaben durchdachte Planung und Maßnahmen. Sie erfordern auch Zeitmanagement, Energie und Aufmerksamkeit, die subjektiv sind und von unseren Werten und Zielen abhängen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Aufgaben korrekt als "dringend" und "wichtig" identifizieren und sie in die vier Quadranten der Urgent/Important-Matrix einordnen können:

1. Dringende und wichtige Aufgaben (die sofort erledigt werden müssen)

Aufgaben in Quadrant 1 sind unvermeidlich. Wenn Sie diese Aufgaben streichen oder zu viel Zeit mit ihnen verbringen, führt dies nur zu Stress und Müdigkeit. Es empfiehlt sich also, diesen Aufgaben Priorität einzuräumen und sie so schnell wie möglich zu erledigen.

Diese Dinge haben in der Regel eine sichtbare Deadline und Vorkehrungen, um nicht sofort zu handeln, wie z.B. Projekte in letzter Minute, die Lösung eines dringenden Problems für einen Kunden oder ein liegengebliebenes Auto auf der Autobahn.

2. Nicht dringende und wichtige Aufgaben (zu planende Projekte)

Aufgaben im Quadranten 2 sind wichtig und helfen Ihnen, langfristige Ziele zu erreichen. Sie haben jedoch keine Frist, so dass sie leicht zugunsten dringenderer Aufgaben verschoben werden können - zum Beispiel berufliche Kontakte, Wartungsprojekte oder das Erlernen einer neuen Fähigkeit.

3. Dringende und unwichtige Aufgaben (zu delegieren)

Diese Aufgaben werden als "Fleißarbeit" bezeichnet. Diese Aufgaben sind für Sie nicht von Bedeutung und können an jemand anderen delegiert werden, der sie rechtzeitig erledigt. Zum Beispiel das Beantworten von Kundennachrichten, das Einlösen von Gutscheinen, das Abrufen von E-Mails, etc.

4. Nicht dringende und unwichtige Aufgaben (zu löschen)

Das sind zeitraubende Aktivitäten, die nicht dazu beitragen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Der Schlüssel ist, dass Sie Ihre Zeit für solche Aktivitäten begrenzen. Zum Beispiel das gedankenlose Scrollen durch die sozialen Medien, stundenlanges Fernsehen und exzessives Einkaufen.

Wie verwendet man Eisenhowers Urgent-Important Matrix?

Mit der Eisenhower Matrix können Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier verschiedene Kategorien einteilen, die einen nahtlosen und überschaubaren Zeitplan ergeben. Mit Hilfe dieses Zeitplans können Sie Ihre Arbeit effizient und effektiv erledigen.

Um diese Matrix zu verwenden, müssen Sie zunächst feststellen, welche Aufgaben für Sie wichtig sind und heute erledigt werden müssen. Auf diese Weise können Sie die wichtigen Projekte und Aktivitäten identifizieren, die Sie zuerst erledigen müssen und die Sie auf einen anderen Tag verschieben können.

In Quadrant 1 notieren Sie die dringenden und wichtigen Aktivitäten, die Sie zuerst erledigen müssen. Die nicht dringenden und wichtigen Aktivitäten hingegen kommen in den 2. Quadranten. Sie können diesen Quadranten "Zeitplan" nennen.

Dann gibt es die Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Daher können Sie sie an jemand anderen delegieren, während Sie sich auf dringendere Aufgaben konzentrieren. Alle diese Aufgaben befinden sich im Quadranten 3, der auch als "Delegieren" bezeichnet werden kann.

Schließlich gibt es noch die Aufgaben, die nicht wichtig sind. Sie brauchen sie also nicht zu tun. Sie können diesen Quadranten als "Nicht tun" bezeichnen. Dieser Quadrant ermöglicht es Ihnen, all die Aufgaben zu identifizieren, die Ihre Zeit und Energie verschwenden. Indem Sie sie auflisten, können Sie besser darauf achten, solchen Aktivitäten nicht nachzugeben. Es kann Ihnen helfen, schlechte Angewohnheiten wie exzessives Surfen im Internet zu beenden.

Sobald Sie Ihre Urgent/Important-Matrix erstellt haben, wird Ihr Leben sehr organisiert und effizient sein.

Tipps zur Verwendung der Eisenhower-Matrix

Hier finden Sie einige einfache Managementschritte, die Ihnen helfen, die Eisenhower-Matrix effektiver zu nutzen:

Begrenzen Sie Ihre Aufgaben - Überanstrengen Sie sich nicht und versuchen Sie, Ihre Aufgaben auf maximal 8 pro Quadrant zu beschränken. Bevor Sie ein weiteres hinzufügen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das wichtigste zuerst erledigt haben. Denken Sie daran, dass diese Matrix Ihnen hilft, Aufgaben zu erledigen, aber nicht, sie zu stapeln.

Vermeiden Sie Ablenkungen - stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Matrix ohne Ablenkungen planen. Lassen Sie nicht zu, dass jemand anderes Ihre Prioritäten definiert. Planen Sie Ihre Aufgaben auf der Grundlage Ihres eigenen Zeitplans und Ihres Energieniveaus.

Trennen Sie persönliche und geschäftliche Aufgaben - vermischen Sie Ihre privaten Aktivitäten nicht mit beruflichen Aufgaben. Erstellen Sie zwei separate Listen für jede einzelne. Auf diese Weise müssen Sie sich nie darüber beklagen, dass Sie die Zeit zwischen Ihrem Privat- und Berufsleben nicht einteilen können.